Als ‘service’ onderdeel van mijn werk ben ik dit jaar onderdeel van de commissie die nieuwe sollicitanten voor PhD posities beoordeelt. Dat was een hele hoop werk, en ook heel erg belangrijk werk: je beslist namelijk over wie je als nieuwe PhD kandidaat aanneemt – een proces van 4 a 5 jaar. Daarmee heb je een grote impact of het leven van diegene, en heb je ook meteen grote invloed op de invulling van je eigen tijdsbesteding – want wij als faculty gaan natuurlijk samenwerken met die nieuwe PhD studenten.

Hoe zit zo’n sollicitatie in elkaar?

Zo rond november en december ontvangt ons departement sollicitatiepakketten van kandidaten die graag bij ons hun PhD willen doen. Dat zijn ieder jaar zo tussen de 80 en 100 aanmeldingen (dat zijn er veel – maar ook die sollicitanten sturen hun pakketten naar tientallen universiteiten tegelijk). Zo’n sollicitatiepakket is niet alleen een sollicitatiebrief en een cv, nee, daar hoort wat meer bij:

• Een motivatiebrief, vaak van een pagina of 4, met daarin een persoonlijke motivatie om een PhD te gaan doen, en een beschrijving van het type onderzoek dat de sollicitant wil gaan doen. Soms wordt dat laatste opgesplitst in een motivatiebrief en een ‘statement of purpose’. En soms zit er ook nog een apart onderzoeksvoorstel bij;
• Een resume/CV, maar dan eentje die wat uitgebreider is dan die van 1 kantje – in dit geval worden eventuele onderzoeksprojecten ook toegelicht;
• Cijferlijsten van alle hoger onderwijs dat de kandidaat heeft gehad;
• De resultaten van de TOEFL test – dat is een test voor Engelse taal (schrijven, lezen en spreken);
• De resultaten van de GMAT (Graduate Management Admission Test – een vaardigheden- en kennistoets voor MBAs en andere business masterprogramma’s). Een alternatief is de GRE (Graduate Record Examinations) test. Deze toetsen meten zaken als verbale argumentatie, kwantitatieve argumentatie, analytisch schrijven en analytisch vermogen. Vaak doen kandidaten die toetsen meer dan eens: bij veel programma’s worden minimumscores vereist, anders wordt een sollicitatie niet eens in behandeling genomen;
• Artikelen/scriptie, als voorbeeld van de capaciteiten van de kandidaat;
• Aanbevelingsbrieven van huidige of voormalige professoren.

Zo’n pakket is al gauw 30 tot 50 en soms wel 80 pagina’s dik. Wel allemaal digitaal natuurlijk (niet onnodig bomen slopen).

Hoe gaat het proces? 

In ons departement hebben we – net als veel andere marketingdepartementen – drie subgroepen: eentje voor consumentengedrag (heeft veel te maken met psychologie), eentje voor modeling (heeft als basiswetenschap statistiek), en ‘managerial’ marketing (heeft veel te maken met management en strategie). Ik ben de vertegenwoordiger van die derde groep, en onze commissie heeft ook een vertegenwoordiger voor modeling, consumentengedrag, en een voorzitter. Iedereen leest alle sollicitaties, en vormt een mening over de sollicitant in kwestie (interessant, misschien, of niet interessant) en in welke subgroep hij of zij zou moeten horen. Wij hebben de meeste jaren drie posities te verdelen. Iedere subgroep krijgt er eentje toegewezen.

In januari hebben we de eerste vergadering gehad. Iedere kandidaat wordt in zo’n vergadering besproken, en iedereen geeft z’n mening. Vaak komen die meningen overeen en vindt iedereen dezelfde kandidaten interessant. Bij verschillen wordt dit besproken. Op zo’n manier wordt er dan uiteindelijk toegewerkt naar een shortlist per subgroep. De volgende stap is dat de andere faculty van die subgroep de sollicitatiepakketten van de shortlist doornemen en zo tot een rangorde komen. Dan worden vervolgens Skype gesprekken georganiseerd voor de toppers van de shortlist waar iedereen van die subgroep geinteresseerd in is.

Het Skype gesprek is een sollicitatiegesprek, maar het gaat om meer dan ‘ben je geinteresseerd’ en ‘ben je geschikt voor het programma’. Het Skype gesprek is in ons geval met al onze faculty van de subgroep. Dat is in de praktijk nog best lastig te regelen: veel van de sollicitanten komen uit het buitenland (China, India, Korea, soms Europa – en soms Amerika zelf; maar vooral heel veel Azie).

Red flags: waar letten wij op?

(Disclaimer: dit is mijn persoonlijke opvatting, is veelal specifiek voor mijn vakgebied en universiteit, en kan heel erg verschillend zijn voor andere PhD programma’s)

Het belangrijkste van alles in zo’n sollicitatiepakket zijn de aanbevelingsbrieven. Wie heeft ze geschreven (kennen we die personen, en wat zijn hun standaarden)? In geval dat de student een MBA of een andere opleiding bij een andere hele goede school heeft gedaan: waarom is diegene niet daar aangenomen voor een PhD plaats? Wat wordt er geschreven in de brieven, maar vooral, wat wordt er weggelaten? Als er bijvoorbeeld steeds niets wordt geroepen over de kwantitatieve vaardigheden van een kandidaat, dan is dat verdacht. Verder kijken we ook erg naar de uitslag van de GRE en GMAT. De cijfers van de vooropleidingen kijken we niet zo heel erg na – iedere universiteit heeft z’n eigen standaarden (soms heeft een land ook nog een eigen cultuur ten aanzien van cijfers). En dan moet de TOEFL ook voldoende goed zijn – anders heeft het geen zin om diegene aan te nemen in een Engelstalig programma. Verder: laat de sollicitant zien dat hij zich heeft ingelezen in onze faculty en hun specialisaties – en is er mogelijke fit? Tijdens zo’n sollicitatiegesprek moet die fit nogmaals duidelijk worden, en moet er vooral een ‘klik’ zijn tussen de sollicitant en de faculty. Immers, er moet 4-5 jaar worden samengewerkt.

Vervolgens wordt er dan een aanbiedingsbrief opgesteld. En dan – als we mazzel hebben – kiest de sollicitant voor ons en hebben we een nieuwe PhD kandidaat!